45. Ogólnopolski Kongres Prawa Pracy

 20-21 października 2022, Warszawa/on-line

Miejsce konferencji:
Centrum konferencyjno–szkoleniowe Golden Floor Plaza
al. Jerozolimskie 123A
Warszawa

Warsztat II – 21 października 2022

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Stosowanie podpisów elektronicznych w praktyce funkcjonowania działu HR

1. Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

  • Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
  • Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
  • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
  • Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
  • W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
  • Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
  • Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

2. Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

  • Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
  • Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
  • Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
  • Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
  • Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
  • Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

3. E-akta osobowe

  • Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
  • Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
  • Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
  • Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
  • Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

4. Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

  • Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
  • Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
  • Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
  • Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
  • Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
  • Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
  • Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
  • Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
  • W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

5. Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację

  • Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
  • Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
  • Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
  • Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
  • Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
  • Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
  • Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
  • Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?

6. Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

  • Co to jest system teleinformatyczny?
  • Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
  • Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
  • Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
  • Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
  • Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

7. Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

  • Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
  • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
  • Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
  • Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
  • W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
  • Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

8. Metadane i zasady ich wykorzystania

  • Co to są metadane i do czego służą?
  • Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
  • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
  • Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
  • Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
  • Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
  • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

Agenda szkolenia:

08:30 – 09:00 REJESTRACJA UCZESTNIKÓW
09:00 – 10:30 ZAJĘCIA
10:30 – 10:45 PRZERWA
10:45 – 12:15 ZAJĘCIA
12:15 – 12:45 PRZERWA NA LUNCH
12:45 – 14:15 ZAJĘCIA
14:15 – 14:30 PRZERWA
14:30 – 16:00 ZAJĘCIA
16:00 – 16:05 ZAKOŃCZENIE SZKOLENIA

WYKŁADOWCY

Slide
ANNA JANKOWSKA

New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o.o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.

malgorzata-podgorska
Slide
ŁUKASZ PRASOŁEK

Ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 3 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej oraz różnych zagadnień kadrowych w ujęciu orzeczniczym. Przez blisko 10 lat był wykładowcą na kursach zawodowych dla specjalistów ds. kadr i płac.

malgorzata-podgorska
Slide
SPRAWDŹ PROGRAMY
"PRAWO PRACY 2022/2023"

"ZASADY POPRAWNEGO DOKONYWANIA WYPOWIEDZEŃ"
MONIKA FRĄCZEK

CENA

Slide
ZAPISZ SIĘ JUŻ TERAZ
Slide

NASI PRELEGENCI

Prawnik, specjalista prawa pracy, przez ponad 16 lat główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej.

Dyrektor Departamentu Prawa Pracy, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Radca prawny z wieloletnim doświadczeniem.

Dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. Wiceprzewodniczący Komitetu ds.
Społecznych w BusinessEurope.

Od 15 lat prowadzi szkolenia dla specjalistów z zakresu kadr i płac z obszarów czasu pracy, wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej i innych.

Radca prawny, ponad 17 lat praktyki zawodowej, w tym także w obszarze prawa pracy i delegowania pracowników.

Adwokat, prowadzi obecnie indywidualną kancelarię adwokacką. Prawem pracy zajmuje się od ponad 15 lat.